Towar dotarł, został przyjęty, a potem zaczęły się „zastrzeżenia jakościowe”, prośby o rabat albo zwykła cisza. Poniżej siedem kroków, które warto wykonać — w kolejności — zanim sprawa stanie się nie do odzyskania.
Jesteśmy eksporterem, który sam znalazł się w takiej sytuacji: 73 993,91 € pozostaje niezapłacone po jednostronnym potrąceniu zgłoszonym miesiąc po dostawie. Spisaliśmy to, czego nauczyliśmy się po drodze — żeby ktoś inny nie płacił za tę wiedzę tak jak my.
Zobacz naszą sprawęZanim zadzwonisz, zanim odpiszesz na emocjonalny e-mail — zrób kopię wszystkiego. Sprawy o zapłatę wygrywa się dokumentami, a nie argumentami.
Zbierz i zarchiwizuj w jednym miejscu:
W sporach o „jakość” kluczowe bywa nie to, czy towar miał wadę, lecz kiedy odbiorca o niej zawiadomił.
Przy sprzedaży międzynarodowej zwykle zastosowanie ma Konwencja wiedeńska o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG). Zgodnie z jej art. 38 kupujący powinien zbadać towar w możliwie najkrótszym, praktycznie możliwym terminie, a zgodnie z art. 39 — zawiadomić sprzedawcę o niezgodności w rozsądnym czasie od jej wykrycia.
Co to znaczy w praktyce? Zależy od towaru. Przy maszynach rozsądny termin może wynosić tygodnie. Przy owocach, warzywach czy innych produktach łatwo psujących się liczy się go zwykle w dniach — bo po tygodniu nikt już nie jest w stanie zweryfikować stanu towaru z chwili dostawy.
W handlu świeżymi owocami i warzywami obowiązują dodatkowo reguły branżowe (COFREUROP), które przy reklamacji jakościowej przewidują uzyskanie niezależnego, zatwierdzonego raportu rzeczoznawcy. Potrącenie oparte wyłącznie na jednostronnym oświadczeniu odbiorcy tej procedury nie spełnia.
To najczęstsza pułapka w tego typu sporach i warto ją znać, zanim się w nią wejdzie.
Schemat wygląda zwykle tak: odbiorca informuje, że zapłaci resztę należności, ale najpierw potrzebuje od Ciebie dokumentu korygującego — noty kredytowej albo faktury korygującej. Presja jest realna, bo pieniądze są już po jego stronie.
Jeżeli mimo wszystko zdecydujesz się go wystawić — a czasem jest to jedyny sposób na odzyskanie jakiejkolwiek części należności — zrób to tego samego dnia wraz z pisemnym oświadczeniem, że:
Milczenie bywa interpretowane jako zgoda. Na każde zgłoszenie wady, każdą propozycję rabatu i każde potrącenie odpowiadaj pisemnie, nawet jednym akapitem.
Dobry sprzeciw jest krótki i rzeczowy. Powinien zawierać:
Wezwanie do zapłaty (ang. letter of demand) to moment, w którym sprawa przestaje być „rozmową handlową”, a staje się sprawą o zapłatę. Wiele spraw kończy się właśnie na tym etapie.
Wezwanie powinno wskazywać: dokładną kwotę główną, numery faktur, termin zapłaty (zwykle 7–14 dni), informację o naliczaniu odsetek oraz zapowiedź skierowania sprawy na drogę prawną w razie braku zapłaty.
Wyślij je w języku zrozumiałym dla odbiorcy oraz — jeżeli to możliwe — w języku urzędowym jego kraju. Zachowaj dowód doręczenia; będzie potrzebny w dalszym postępowaniu.
Wielu dostawców o tym zapomina, a to realna część roszczenia.
W obrocie gospodarczym na terenie Unii Europejskiej opóźnienia w płatnościach reguluje dyrektywa 2011/7/UE. Przewiduje ona prawo do odsetek ustawowych za opóźnienie oraz do rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. W Polsce wdraża ją ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Wysokość odsetek i zasady ich naliczania zależą od prawa właściwego dla umowy — a to, jakie prawo jest właściwe, nie zawsze jest oczywiste w transakcji transgranicznej. Ten punkt warto skonsultować z prawnikiem, zanim wpiszesz kwotę do wezwania.
Jeżeli wezwanie nie przyniosło skutku, zwykle rozważa się kilka dróg. Nie wykluczają się one wzajemnie.
Wybór zależy od kwoty, kraju dłużnika, treści umowy i tego, czy roszczenie jest sporne.
Uproszczona procedura dla bezspornych roszczeń pieniężnych w sprawach transgranicznych na terenie UE, uregulowana rozporządzeniem (WE) nr 1896/2006. Prowadzi się ją na standardowych formularzach, zwykle bez rozprawy. Jeżeli dłużnik wniesie sprzeciw, sprawa przechodzi do zwykłego postępowania.
Rozporządzenie (WE) nr 1896/2006Gdy roszczenie jest sporne — a przy zarzucie wadliwości towaru zwykle jest — pozostaje droga sądowa. Kluczowe pytanie brzmi: sąd którego kraju i jakie prawo właściwe. Sprawdź, co mówi o tym Twoja umowa; jeżeli milczy, zastosowanie mają przepisy unijne o jurysdykcji.
Rozporządzenie Bruksela I bis 1215/2012Firma windykacyjna działająca w kraju dłużnika bywa skuteczniejsza i tańsza niż proces, zwłaszcza przy średnich kwotach. Mediacja ma sens, gdy obie strony chcą zachować możliwość dalszej współpracy.
Opcja szybsza i tańsza od sąduJeżeli sprawa dotyczy jednostronnego narzucenia potrącenia lub rabatu po dostawie, może wchodzić w grę nieuczciwe wykorzystywanie przewagi kontraktowej. W Polsce zajmuje się tym UOKiK, a ramy wyznacza dyrektywa UTP 2019/633, przyjęta właśnie po to, by chronić słabszą stronę łańcucha dostaw.
UOKiK · dyrektywa UTP 2019/633Większości takich sporów da się uniknąć jednym akapitem w umowie. Oto lista, którą warto przejść przed podpisaniem.
Nie zdawaj się na „rozsądny termin”. Wpisz konkretną liczbę dni od daty odbioru — przy towarach łatwo psujących się zwykle 24–72 godziny.
Zapisz, że reklamacja jakościowa wymaga niezależnego, zatwierdzonego raportu (standard COFREUROP), sporządzonego na koszt strony reklamującej.
Wprost wyłącz możliwość potrącenia jakichkolwiek kwot bez Twojej uprzedniej pisemnej zgody.
Ustal je w umowie. Brak takiego zapisu potrafi zamienić prosty spór o zapłatę w wieloletnie postępowanie o jurysdykcję.
Przy nowym odbiorcy: zaliczka, akredytywa lub dokumenty za płatność — przynajmniej przy pierwszych dostawach, zanim zbudujecie historię współpracy.
Składka to zwykle ułamek procenta obrotu. Przy jednej niezapłaconej dostawie zwraca się wielokrotnie.
Ten poradnik nie powstał w teorii. Jesteśmy tureckim eksporterem cytrusów. Z faktur na łączną kwotę 133 383,20 € otrzymaliśmy 59 389,29 €. Pozostałe 73 993,91 € nie zostało zapłacone — po jednostronnym „upuście jakościowym”, zgłoszonym około miesiąca po dostawie i przez nas nieprzyjętym.
Całą chronologię, liczby i dokumenty opisujemy publicznie, w wyważony sposób. Prawo drugiej strony do odpowiedzi pozostaje otwarte.
Przeczytaj udokumentowaną sprawę →